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1費用管理概述
費用，是企業控本降耗，提高企業經濟效益的重要控制指標。在醫藥行業，費用控制比成本控制具有更重要的意義。比如制藥企業，費用大約占到銷售收入的比重50%左右，而成本只占銷售收入一般不足10%。根據會計學重要性原則，顯然在制藥行業費用控制遠比成本控制重要得多。
只講對費用的控制其實是過于狹隘的，費用管理的重點不在控制，更在于費用的有效投放。提高費用的投入產出效果是費用管理的重中之重。
《費用管理》管理的費用范圍包括銷售費用和管理費用。
《費用管理》為用戶提供費用預算的編制，費用報銷的支付，費用報銷的預算控制，費用的投入產出效果分析等功能。相當于把用友U8中的預算管理+報賬中心+網上報銷三個模塊中，與費用相關的內容抽取出來，整合成一個模塊。
流程說明：
Ø 由業務員提出費用申請，費用申請受費用預算控制，即只能在預算內提出費用申請。一般而言，市場費用才需要走申請流程，象日常費用報銷多簡化處理，直接填費用報銷單。
Ø 有的費用申請需要進一步簽訂費用合同，比如在藥店或超市要舉辦某個市場活動，經常需要與藥店或超市簽訂一個費用支持合同，即藥店或超市配合舉辦某個市場活動，廠家給予一定的費用支持。對于需要簽訂費用合同的，依據費用申請單生成費用合同單。費用合同，也可以手工填制。費用合同同樣受費用預算的控制。
Ø 經審批后的費用申請單(不需要簽訂費用合同的)、費用合同單，可以參照生成費用報銷單。費用報銷單也可以手工填制。費用報銷單可以支付現金，也可以沖抵先前的借款。費用報銷單經權責人審批后傳給會計部門編制會計憑證，傳入用友總賬模塊。
Ø 從費用費用申請到費用報銷各環節，都可以設置審批流多級審批。可以按報銷金額大小設定審批人，可以按超預算金額大小設定審批人，可以按費用管理類、客戶類、部門等多角度設置審批人。
2預算管理
2.1預算編制
可以靈活定義預算項目，可以為不同的預算項目指定不同的編制口徑(按部門+業務員+客戶任意組合)。可以靈活定義各費用管理類與預算項目的對應關系，并在費用單據錄入時自動匹配找到預算項目。
用戶可以在excel表中先行編制預算再導入到費用預算單中。
支持預算調整，可以調增，也可以調減。
2.2預算控制
可以定義費用管理類與預算項目的對應關系。可以是多個費用管理類對應同一個預算項目。比如可以把預算項目定義為辦事處日常費用，費用管理類的辦公費、差旅費、水電費等都對應于辦事處日常費用這個預算項目。費用報銷時，只要錄入費用管理類，系統就可以自動匹配帶入默認的預算項目。默認的預算項目可以修改，用于調劑余缺。
根據選項，當月的預算結余或預算透支可以轉入下月。
預算控制力度分為超預算時提醒，超預算時強制終止，不控制等選項。
預算超支可以走審批流進行審批。等待審批的信息可以通過短信、郵件、U8平臺消息通知審批人，提請審批。審批時可以輸入審批意見。審批意見可以通過短信、郵件、U8平臺消息反饋給提交人，提請按審批意見修改。下圖為審批的反饋信息：
3費用撥付
（U8有此功能，U6無此功能）
處理公司財務向營銷財務，營銷財務向大區或辦事處劃撥款項的專用單據。
在醫藥企業，一般在公司賬套之外再設立一個營銷財務的賬套，營銷財務管轄的各個大區、辦事處還會在所在地銀行開設備用金賬戶。營銷財務需要系統反映與公司賬套間的資金往來，與大區、辦事處的資金往來。
可以根據活動申請單、活動報銷申請單和醫院開發申請單、醫院開發報銷申請單批準的劃撥額向辦事處撥款。
4借款管理
（U8有此功能，U6無此功能）
借款單是處理備用金借款、市場開發借款、市場活動借款等員工各種借款的專用單據。
可以多角度記錄借款用途，包括借款用于的費用管理類、費用會計類、客戶、存貨、項目(如某項市場活動，進院開發)、客戶聯系人(如某醫生、醫院庫房主管)等。
可以直接選擇借款單還款，支持多次還款，支持一個員工替另一個員工還款。
可以根據活動申請單、醫院開發申請單向業務員借款。
借款明細表，詳細反映員工借款和還款情況。
5費用管理
5.1費用申請
（U8有此功能，U6無此功能）
費用申請單是業務代表提交費用的使用申請，以及費用申請的多級審批的專用單據。
應用場景：業務代表要在某個藥店(或超市)舉辦市場宣傳活動，先提出費用使用申請，申請金額2000元，按照申請金額的大小由相應的權責人(辦事處經理、大區經理、銷售付總、總經理)審批后，申請可以付諸實行。
費用申請提出時占用預算額度，超預算時可以走審批流申請審批。
5.2費用合同
（U8有此功能，U6無此功能）
費用合同單是用于記錄廠家與客戶(主要是藥店、超市)簽訂的費用支持合同的專用單據。
應用場景：業務代表提出的在某藥店舉辦的市場宣傳活動，經領導審批后，業務代表與藥店洽談實際達成支持費用為1800元，即某藥店配合廠家做市場宣傳活動給予的費用支持是18000元，雙方簽訂費用支持合同。
費用合同單可以手工填制，也可以參照費用申請單生成。
費用合同單保存后占用預算預算額度，超預算時可以走審批流申請審批。
5.3費用報銷
費用報銷單是用于記錄營銷活動或企業管理活動發生的各項費用的專用單據。費用報銷的結算對象可以是業務員也可以是客戶。比如報銷的差旅費、招待費等結算對象是業務員，報銷的市場支持費用結算對象是客戶(比如藥店、超市)。
費用報銷單是費用管理模塊的核心單據，可以手工填制，也可以從excel中導入生成。還與多個模塊的多張單據有接口關系，接口關系圖如下(即：可以參照這些單據生成費用報銷單)：
費用管理模塊為費用提供兩種分類方法：一是費用管理類，只用于內部管理，不對外，二是費用會計類，用于編制會計憑證。用戶可將費用管理類分作如：學術推廣費、臨床試驗費、商業咨詢費、市場開發費等；將費用會計類分作如差旅費、會務費、業務招待費等。費用管理類與會計類經緯結合，既真實記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕于外部審計視線之外。比如：臨床費是一種敏感的費用，但在藥品銷售中卻又必不可少。臨床費付給醫生是無法取得任何合法的商事票據的，但這些費用還得想法報銷入賬，實踐中多變通為會務費、學術研討費、招待費等報賬。雖然會計上已按票據記載的內容把臨床費分解成會務費、學術研討費、招待費入賬，但管理上卻還要能統計出臨床費實際支付了多少。
用戶可以根據管理的實際需要，按部門+業務員+客戶+費用管理類設定不同報銷金額的審批流程，按部門+業務員+客戶+預算項目設定超預算的審批流程。實現對費用發生全過程的有效管理。
費用報銷款項的支付對象可以是業務員，也可以是客戶，可以支付現金(銀行存款)也可以用于抵還之前的借款。
5.4費用調整
費用調整單主要用于錄入直接在會計部門入賬，而營銷賬套中未能及時反映的費用。比如固定資產折舊，一般在會計部門計提并入賬，但此費用又納入營銷業績考核，就應該錄入費用調整單。
6會計處理
可根據已審核的費用報銷單、費用撥付單、借款單和還款單編制會計憑證，傳入總賬系統。
費用報銷單生成憑證時，根據科目設置中的費用科目設置取借方科目，根據結算科目設置取貸方科目。費用報銷單編制憑證借什么科目貸什么科目，可自動匹配實現。
費用撥付單、借款單、收款單、費用申請單和費用合同單，借貸方科目直接取自單據上的相關字段。
若需要將費用與總賬分屬兩個賬套，費用賬套中編制的會計憑證可通過總賬工具導入到總賬的賬套中，實現數據集成，減少憑證錄入工作量。
7費用分析
費用明細表：反映費用發生的明細情況，是一張最基本的費用報銷。可以明細反映各個業務員報銷了多少費用，各個辦事處報銷了多少費用，也可以反映費用是因為哪個客戶或哪個存貨而發生。
預算執行情況分析表：按月反映預算使用及結余或透支情況的分析報表。在預算范圍內使用和報銷費用，是費用管理的基本需求。
抵票報銷對照表：反映一個業務員用什么發票報銷了什么費用。在實際工作中，由于有很多費用在發生時無法取得合法的報銷憑據(比如給醫生的臨床費)，一般由業務員自己找替代的發票來報銷。這樣在賬上記錄的全是按替代發票的口徑記錄的賬務，無法知道費用的真實用途。企業需要把賬務上的記錄再還原成真實的用途，因此也有稱作費用還原的。
投入產出分析，投入是指投入了多少費用，產出是指產出了多少純銷或回款，反映各分析對象(業務員、辦事處、客戶、存貨)的花錢效果。可查詢新開發客戶的投入產出情況，可對投入的費用(如市場開發費)做產出純銷的跟蹤。
投入產出分析在管理上有重要的作用，比如各種存貨的投入產出效益是不一樣的，有的存貨每投入一元錢，可能純銷額就會有較大的竄升，而有的存貨對投入費用缺乏敏感，投的費用再多，可能純銷額也不會有大的改觀。比如對部門的投入產出分析，我們就可以知道哪些區域的花錢效果最好，哪些在平均線以上，哪些在平均線以下，實現對部門作出客觀而公正的獎懲。
費用管理模塊還提供如費用趨勢分析、付款明細、預算控制、借款賬齡分析等多張分析報表。
8目標用戶
l 適用于所有行業。企業、事業、機關、學校等有費用發生的，都是我們的目標用戶。
l 對銷售費用和管理費用編制預算，控制按預算使用費用，超預算需要審批的，是我們的目標用戶。
l 需要詳細核算費用報銷，費用報銷需要多級審批的，是我們的目標用戶。
l 抵票報銷，需要費用還原的，是我們的目標用戶。
l 關心費用的使用效果，需要做投入產出分析的，是我們的目標用戶。
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